สมองโล่งด้วยระบบ Getting Things Done

1. Capture

ใน 1 วันมีข้อมูลเข้ามาหาเราหลายช่องทาง แค่ Social Media ก็เยอะแล้ว แต่ยังมีเรื่องงาน เรียน หรือแม่ใช้ซื้อของอี้ก

แม้ข้อมูลที่เข้ามาอาจเป็นแค่เรื่องเล็กๆ แต่ถ้าเป็นเรื่องเล็กๆรวมกัน 10 เรื่อง ก็ต้องมีลืมมีมึนกันบ้างล่ะ

ในขั้นตอนนี้จะอธิบายถึงการ Capture เรื่องต่างๆอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ลืม ไม่หลุดไปเสียก่อน ซึ่งจะแบ่งข้อมูลที่เข้ามาหาเราหลัก ๆ ออกเป็น 3 ช่องทาง

ซึ่งการที่จะ Capture ข้อมูลแต่ละช่องทางต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม ช่วยให้ข้อมูลไม่หล่นหาย เพราะเราจะจัดการมันในขั้นตอนถัดไป ไม่ควรมีที่เก็บหลายๆที่ และต้องสามารถ Clear สิ่งที่ Capture ในแต่ละวันให้เหลือ 0 อยู่เสมอทุก ๆ วัน

ซึ่งผู้บรรยายได้แนะนำเครื่องมือในการ Capture ดังนี้

• Physical ที่เข้ามาทั้งหมดเก็บไว้ในถาดใส่เอกสารที่ตั้งไว้บนโต๊ะทำงาน
• Digital & Mind เก็บเอาไว้ใน Email เพราะผู้บรรยายมองว่าเป็นช่องทางที่ Official ที่สุดโดยใช้แอปชื่อ Braintoss ช่วยส่งต่อสิ่งต่างๆไม่ว่าจะเป็น ข้อความ เสียง ภาพ เข้าไปใน Email ของเรา เอาเรื่องงง

2. Clarify

ตอนนี้เราได้เอาข้อมูลที่เข้ามาในชีวิตมาวางรวมกันแล้ว ต่อไปจะมา Clarify ว่าเราจะทำยังไงกับแต่ละสิ่งบ้าง มี Work Flow ง่ายๆอยู่ในภาพด้านล่าง

เริ่มจากดูว่าสิ่งนั้นคืออะไร เราต้อง Take Action หรือไม่?

• สิ่งที่ต้อง Take Action แบ่งออกเป็น 3 หมวด

1. ทำทันที (สิ่งที่ใช้เวลา < 2 นาที) เช่น จ่ายค่าโทรศัพท์

2. มอบหมายให้คนอื่น ถ้าหากมองว่าคนที่เหมาะสมในการทำสิ่งนี้ที่สุดไม่ใช่เรา แต่ต้องแยกให้ออกระหว่างไม่เหมาะกับเราหรือแค่ขี้เกียจทำนะ 55555

3. เป็นสิ่งที่เราต้องทำเอง

• สิ่งที่ “ไม่ต้อง” Take Action แบ่งออกเป็น 3 หมวด

4. บ่มไว้ เป็นสิ่งที่อยากทำ อาจหยิบมาทำซักวัน

5. เก็บไว้อ้างอิง เช่น จดลงไปใน Notion และใส่ Tag ว่ามันเกี่ยวข้องกับอะไร เวลาต้องการค้นหาจะได้เจอได้ไวๆ

6. ทิ้งเลย เช่น Brochure ของสินค้าที่เราไม่สนใจ

โดยเราต้องเอาทุกอย่างที่ Capture มาหาที่ลงให้ได้ใน 6 หมวดด้านบน จนสุดท้ายถาดใส่เอกสารหรือ Email ของเราต้อง Clear ให้หมดในทุก ๆ วัน เพื่อพร้อม Capture ข้อมูลใหม่ ๆ ที่จะไหลเข้ามาในวันถัดไป

3. Organize

ขั้นตอนถัดไปคือนำสิ่งที่ยังเหลืออยู่ภายใน 6 ข้อด้านบน มาจดใส่ไว้ใน List ของเรา มีประเภทของ List หลัก ๆ ดังนี้

1. Calendar คือสิ่งที่มีวันเวลาเฉพาะเจาะจง เช่น งานแต่งเพื่อน
2. Waiting for ใช้ในการติดตามงานที่เรา Delegate ออกไป โดยจดเป็น ชื่อคน + วันที่สั่งงาน + เนื้องาน
3. Someday / May be คือส่วนที่เราบ่มเอาไว้ (Incubate)
4. Project เช่น สร้างยานอวกาศ (ต้องทำหลายขั้นตอน) บทความนี้จะเน้นแค่ไม่ให้บ้านไฟไหม้ยังไม่ลงรายละเอียดการจัดการงานในระดับ Project เพราะเราก็ยังไม่รู้เหมือนกันต้องไปอ่านต่อเอง ฮ่า ๆ (ใช้ PARA Method)
5. Next Action List หรือคือ To-Do List โดยจดแยกตามบริบท

เคล็ดลับในการจด To-Do List คือให้แบ่งตามบริบทในชีวิตของเรา เช่น มหาลัย ห้าง ที่ทำงาน บ้าน หรืออื่น ๆ แตกต่างกันไปในแต่ละคน

ข้อดีของการแยก To-Do List ตามบริบทคือเราจะได้โฟกัสกับงานที่ตรงกับบริบทของเราในปัจจุบัน เช่น ถ้าเราอยู่บ้านก็โฟกัสแค่ To-Do List ในส่วนของบ้าน ส่วนอื่นไม่ต้องสนใจ ไม่ต้องจำ เจ๋งมากกกก สมองโล่งขึ้นเยอะ

หรือเปรียบเทียบได้กับการที่เราเอากระเป๋าเอกสารไว้หน้าประตูก่อนออกบ้านนั่นเอง

4. Reflect

ขั้นตอนนี้คือการรีวิวระบบของเรา ให้มีประสิทธิภาพอยู่เสมอและดียิ่งขึ้นเรื่อยๆ เช่น ข้อมูลทุกอย่างเป็นปัจจุบันไหม เราพลาดงานไหนไปไหม ซึ่งมีการรีวิวอยู่ 2 แบบ

1. Daily Review จะรีวิว List ในส่วนของ Calendar และ To-Do List
2. Weekly Review จะรีวิว List ทั้งหมดที่มี โดยมีพิธีกรรมดังนี้ Click

5. Engage

ในขั้นตอนนี้ก็คือการ “ทำ” สิ่งที่อยู่ใน List ที่แบ่งตามบริบทแล้ว จะเห็นได้ว่า GTD ช่วยจัดการทุกอย่างในชีวิตให้เป็นระเบียบ ไม่พลาดข้อมูลและช่วยกรองข้อมูลต่างๆที่ไหลเข้ามา แต่ GTD ไม่ได้ช่วยให้งานเสร็จนะ อันนี้ตัวใครตัวมันล่ะ

Limiting Criteria

สมมติ To-Do List ในส่วนของบ้านมีหลายอย่างมากเลย เราจะเลือกทำอันไหนดี?​ ให้ลองพิจารณา Limiting Criteria 3 ข้อ

1. Context ตรงกับ Context ที่เราอยู่หรือไม่ เช่น อยู่บ้านก็โฟกัส To-Do List ในส่วนของบ้าน
2. Time เวลาที่เรามี เช่น อยู่บ้านอีกแค่ 1 ชั่วโมง เราก็ไม่ควรเลือกงานที่ใช้เวลาทำมากกว่า 1 ชั่วโมง
3. Resources เช่น อุปกรณ์ ข้อมูล ความรู้ หรือพลังใจก็เกี่ยวนะ

สมมติยังเลือกงานที่จะทำไม่ได้ เราจะเลือกทำงานที่สอดคล้องกับ Horizons of Focus สรุปสั้นๆคือทำสิ่งที่สอดคล้องกับเป้าหมายในชีวิตของเรามากที่สุด

Three-Fold Nature of Work

แล้วถ้ายังเลือกไม่ได้อีก! ลองมาพิจารณาประเภทของงานที่เราทำในชีวิตประจำวัน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ประเภท

1. Predefined คือสิ่งที่วางแผนไว้แล้ว เตรียมตัวไว้แล้ว งานประเภทนี้จะทำให้เรารู้ว่าแต่ละวันควรโฟกัสอะไร
2. Unplanned คืองานที่เข้ามาอย่างกระทันหัน เช่น น้ำมันพืชหมด แม่บอกไปซื้อใหม่ให้หน่อย เดี๋ยวววแม่ งานแบบนี้อาจพบได้บ้าง แต่ถ้างานส่วนใหญ่ของเราเป็นแบบนี้ อาจแปลว่าระบบที่ช่วยจัดการงานของเรายังไม่ดีพอ
3. Defining เป็นสิ่งที่เราแทบไม่ได้ทำ คือการพัฒนาระบบการทำงานให้ดียิ่งขึ้นเรื่อยๆ เช่น Weekly Review, Brain Dump จัดการสิ่งที่ยังอยู่ในหัว, Project Planning

ประเภทที่ 1 และ 2 สำคัญ แต่ควรแบ่งเวลามาทำงานประเภทที่ 3 ด้วยนะ เพราะยิ่งเรามีระบบที่ดี มันก็จะช่วยให้เราจัดการสิ่งต่างๆได้ง่ายขึ้น ชีวิตดีขึ้น